Qui a le pouvoir sur les fichiers : DSI, DRH ou DirCom ?

Frederic_Fougerat___Directeur_communication_groupe_ALTRAN____Credit_photo_Patrick_Gaillardin_PicturetankAu palmarès des sujets qui génèrent plus facilement du conflit que de la collaboration, celui du pilotage des fichiers dans l’entreprise a toutes les chances de se retrouver haut placé. Mais qui a donc le pouvoir sur les fichiers ?

La question des fichiers est un vrai sujet dans l’entreprise, un sujet complexe. La création des outils, leur administration et leur utilisation touchent généralement 3 grandes directions aux visions parfois différentes, voire divergentes.

Si c’est bien la direction des systèmes d’information de l’entreprise qui a la charge de mettre en place les outils nécessaires à la création de fichiers (choix des systèmes, des prestataires, des modes de fonctionnement), il reviendra prioritairement à la direction des ressources humaines de les renseigner (coordonnées des collaborateurs, groupes de fonctions, lieux de travail...) et de les utiliser (diffusion des fiches de paie). Quant à la direction de la communication, dans sa mission de communication interne, elle en sera aussi un des principaux utilisateurs (diffusion de mails ciblés, routage de courriers et liens vers toutes les fonctionnalités de l’intranet…).

L’absence de vision est une faiblesse de management

La complexité du sujet réside probablement dans l’absence d’habitudes de travail réelles et coordonnées entre les directions. Le résultat fréquemment constaté est une superposition de solutions et de systèmes pour satisfaire des besoins immédiats, dans une méconnaissance des besoins à long terme des services et un manque de vision globale.

La superposition des solutions résulte de réponses permanentes apportées au fil du temps pour répondre à des besoins ponctuels, individuels et multiples. La méconnaissance des besoins de l’ensemble des services est assurément liée au cloisonnement de chaque direction, au recentrage de chacun sur ses activités et au manque d’échanges entre les services. Enfin, l’absence de vision globale est une vraie faiblesse de management, révélatrice d’un défaut de porteur de projet unique, curieux, ouvert et ambitieux.

J’en appelle à la responsabilité du management

Si le constat est finalement plutôt simple à établir, comment passer à une phase d’évolution et de reconstruction de l’organisation pour mettre en place des outils plus performants, efficaces et utiles ?

Les mêmes problématiques rencontrées dans les mêmes situations pour les mêmes raisons confirment que travailler ensemble n’est pas une évidence, que la réalité du quotidien et l’action l’emportent souvent sur la réflexion et le long terme.
J’en appelle à la responsabilité et à la maturité du management pour être capable de s’autosaisir de ce type de question. Il appartient aux cadres seniors d’établir sereinement un constat objectif de situation, de confronter les forces et les faiblesses d’un système, pour être capables de rédiger des expressions de besoins synthétisant les attentes de toutes les parties prenantes de l’entreprise.

Déléguer à un porteur de projet unique

Peut-être touchons-nous un domaine qu’une direction ne peut pas porter efficacement seule, sans une collaboration étroite et constructive de la part des autres directions de l’entreprise ?

Si le pilotage peut difficilement être collectif, il doit être délégué à un porteur de projet unique, dans la confiance et le travail en partenariat, permettant de fixer des objectifs raisonnables et responsables, utiles et efficaces, tournés vers les besoins de tous, pas seulement de certains experts, dans l’intérêt de l’entreprise.

La vraie question n’est donc pas qui a le pouvoir sur les fichiers, mais qui les porte, les pilote, les anime ? Qui est capable de disposer d’une vision globale répondant à la fois aux exigences des concepteurs, des administrateurs et des utilisateurs ? La réponse à ces questions se trouve dans chacune de nos organisations, avec peut-être des axes d’améliorations à imaginer.

Frédéric Fougerat

 

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Photo : Frédéric Fougerat par Hamilton pour l'agence Réa

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